Beleid ter eerbiediging van de persoonelijke levensfeer

 

1. Identificatie van de site en van de verantwoordelijke organisatie

De moderne technologieën van informatie en communicatie spelen een fundamentele rol bij de activiteiten van een organisatie zoals KIPIWI. Onze hoofdactiviteiten zijn de creatie en de hulp bij de creatie van gepersonaliseerde papieren documenten en het verschaffen van diensten die verbonden zijn aan deze activiteit (hierna de Diensten). De Diensten zijn alle diensten die door de Site worden verschaft, in het bijzonder : de diensten van hosting, het naar voren brengen en ter beschikking stellen van inhouden, van communicatie tussen de Leden, het ter beschikking stellen van werkinstrumenten en in het algemeen elke andere door de Site aangeboden dienst. De Diensten omvatten tevens de communicaties bestemd voor de Leden, zoals in het bijzonder de administratieve boodschappen, de newsletter betreffende de Diensten, enz.

Kipiwi verbindt er zich in dit kader toe nauwgezet de Belgische wetgeving betreffende de bescherming van de persoonsgegevens na te leven. Deze wetgeving is integraal beschikbaar op de site van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer : www.persoonlijkelevenssfeercommission.be.

Ons beleid betreffende de persoonlijke levenssfeer wordt toegepast bij Kipiwi en op haar website www.kipiwi.be (hierna de Site).

De verantwoordelijke voor de verwerking is KIPIWI.COM (hierna genaamd KIPIWI).

Adres 5 Cour des Bastions 1205 Genève, Zwitserland

E-mailadres : info@kipiwi.com

 

2. Toelating tot anonieme toegang en aanvaarding van ons beleid betreffende de persoonlijke levenssfeer

U kan toegang hebben tot onze welkomstpagina en de Site raadplegen zonder ons persoonsgegevens mee te delen. Door gebruik te maken van de Site verklaart u uitdrukkelijk het beleid van KIPIWI betreffende het respecteren van de persoonlijke levenssfeer te aanvaarden en u stemt ermee in dat wij de gegevens, die op u betrekking hebben, inzamelen en verwerken volgens de modaliteiten en principes die in onderhavig document worden beschreven.

 

3. Identificatie van de gebruikers van de Site

De Site wordt bezocht en gebruikt door verschillende categorieën van betrokken personen en waarvan de doeleinden van verwerking verschillend kunnen zijn :

Bezoeker : Elke persoon die occasioneel de Site bezoekt, niet geregistreerd is met toegang tot de inhoud van de Site, daarbij inbegrepen bepaalde door de Leden gepubliceerde inhouden;

Lid : Elke persoon die geregistreerd is door een identificatie te geven (zijn e-mail adres) en een paswoord evenals wat bijkomende informatie, teneinde toegang te hebben tot de Diensten die voorbehouden zijn aan de leden na de Algemene voorwaarden te hebben aanvaard

Klant : Elk Lid dat een aankoop heeft verricht door gebruik te maken van de Diensten van Kipiwi na dit beleid van de persoonlijke levenssfeer te hebben aanvaard evenals de Algemene verkoopsvoorwaarden van Kipiwi

Gebruikers : Geheel van Bezoekers, Leden en Klanten.

 

4. Automatische inzameling van informatie

 

Zoals tijdens elk bezoek van een Gebruiker aan een Internetsite, wordt volgende informatie ingezameld :

● IP-adres

● DNS-adres DNS

● Browser

● Schermresolutie

● De pagina die voorafgaat aan de toegang tot de site

Wij zamelen deze gegevens enkel in met het oog op de statistieken betreffende het frequenteren van de site en wij brengen ze niet in verband met persoonsgegevens die elders worden ingezameld.

 

5. Coockies

Het is mogelijk dat tijdens uw bezoek aan de Site een “coockie” wordt opgenomen in uw harde schijf (een klein bestand verzonden door een Internetserver die wordt opgenomen in de harde schijf van uw computer, het behoudt het spoor van de bezochte Internetsite, het bevat bepaalde informatie omtrent dit bezoek die niet toegankelijk is dan door deze site alleen). Men dient op te merken dat u deze coockies kan weigeren door uw Internetbrowser te programmeren opdat u hetzij wordt geïnformeerd omtrent het bestaan van coockies hetzij deze systematisch worden geweigerd. Deze coockie laat toe om het surfen op onze site te vergemakkelijken. Kipiwi maakt geen verband op tussen de informatie die automatisch zou zijn bewaard door de coockies en nominatieve gegevens betreffende onze bezoekers.

 

6. Ingezamelde gegevens en precisering van de doeleinden

Wij zamelen uw persoonsgegevens slechts in indien u ons vrijwillig uw gegevens verschaft. Wij kunnen ook informatie inzamelen die op u betrekking heeft en die voortkomt uit andere bronnen zoals organisaties die uw persoonsgegevens verwerken en uw toelating hebben bekomen om deze aan derden over te maken).

De gegevens die wij inzamelen wanneer u zich inschrijft op de Site, zijn enkel deze die noodzakelijk zijn voor de verwerking van uw gegevens en overeenstemmen met het doeleinde waarvoor u ze ons heeft toevertrouwd. Geen enkel gevoelig gegeven (raciale afkomst, informatie in verband met de gezondheid, politieke opinies, enz.) zal u worden gevraagd noch ingezameld door middel van andere database. U zal worden uitgenodigd om een formulier in te vullen waarbij bepaalde velden, die zijn vetgedrukt of eventueel worden gevolgd door een sterretje (), noodzakelijk zijn om de gevraagde dienst te kunnen aanbieden en waarbij andere velden optioneel zijn. Deze laatste zijn enkel bestemd om ons toe te laten u snel te contacteren indien dit nodig zou blijken of om beter uw interessegebieden te bepalen teneinde u daarmee overeenstemmende informatie te verschaffen.

Indien u ons uw postadres meedeelt, betekent dit dat u aanvaardt om van onzentwege of vanwege onze partners post te ontvangen. Indien u niet meer zulke post wenst te ontvangen, dient u ons te contacteren op het adres dat wordt vermeld in punt 1 hierboven.

Indien u ons uw e-mailadres meedeelt, betekent dit dat u aanvaardt om van onzentwege of vanwege onze partners e-mails te ontvangen. Indien u niet meer zulke e-mails wenst te ontvangen, dient u ons te contacteren op het adres dat wordt vermeld in punt 1 hierboven.

 

7. Doeleinden van de verwerkingen van gegevens

De doeleinden waarvoor wij uw gegevens bewaren, zijn de volgende, in functie van het soort van Gebruiker van de Site. De ingezamelde gegevens zijn deze die strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerkingen waarvoor u uw uitdrukkelijke toelating zal hebben gegeven.

Bezoeker :

Beheer van statistieken betreffende het frequenteren van de Site, gebaseerd op de automatisch ingezamelde gegevens ;

Beheer van een vraag tot informatie ;

Beheer van vragen betreffende een Beledigende Inhoud die de Bezoeker ter kennis brengt ;

Lid :

Beheer van statistieken betreffende het frequenteren van de Site,

Beheer van de bestanden van de Leden ;

Beheer van de Inhouden van de persoonlijke en gedeelde ruimtes;

Verrichten van marktstudies ;

Beheer van vragen betreffende een Beledigende Inhoud die het Lid ter kennis brengt ;

Beheer van een vraag tot informatie ;

Verzending van promotionele informatie aangepast aan uw interessevelden, zowel vanwege KIPIWI als vanwege haar commerciële partners. Voor wat dit doeleinde betreft, heeft u op elk ogenblik het recht om te verzaken aan de ontvangst van enige boodschap van direct marketing in de toekomst en dit zonder kosten en zonder dat enige reden dient te worden opgegeven :

hetzij door de contactpersoon te contacteren die hierboven in punt 1 vermeld staat ;

hetzij door rechtstreeks aan onze partner te antwoorden indien u geen commerciële voorstellen meer wenst te ontvangen van deze partner ;

Klant:

Beheer van statistieken betreffende het frequenteren van de Site,

Beheer van de bestanden van de Klanten en hun bestellingen ;

Verrichten van marktstudies ;

Beheer van vragen betreffende een Beledigende Inhoud die de Klant ter kennis brengt ;

Beheer van een vraag tot informatie ;

Verzending van promotionele informatie aangepast aan uw interessevelden, zowel vanwege KIPIWI als vanwege haar commerciële partners. Voor wat dit doeleinde betreft, heeft u op elk ogenblik het recht om te verzaken aan de ontvangst van enige boodschap van direct marketing in de toekomst en dit zonder kosten en zonder dat enige reden dient te worden opgegeven :

hetzij door de contactpersoon te contacteren die hierboven in punt 1 vermeld staat ;

hetzij door rechtstreeks aan onze partner te antwoorden indien u geen commerciële voorstellen meer wenst te ontvangen van deze partner ;

Indien wij uw persoonsgegevens zouden wensen te gebruiken voor een nieuw doeleinde, zullen wij voorafgaandelijk aan dit nieuwe gebruik uw toestemming vragen.

Onderhavig beleid betreffende de persoonlijke levenssfeer kan geen aanleiding geven tot het inperken van de rechten waarover KIPIWI zou kunnen beschikken jegens een fysieke persoon ingevolge een overeenkomst of andere wetgeving.

 

8. Verspreiding van gegevens aan derden

KIPIWI behoudt zich het recht voor om u commerciële aanbiedingen te zenden vanwege onze commerciële partners behoudens in het geval u ons zou laten weten dat u verzaakt aan deze mogelijkheid. U heeft op elk ogenblik het recht te verzaken aan de ontvangst van direct marketing vanwege deze partners :

Wij behouden ons het recht voor om de persoonsgegevens over te maken op verzoeke van een gerechtelijke of administratieve autoriteit krachtens de wet.

 

9. Duur van de bewaring van de gegevens

De ingezamelde gegevens worden bewaard voor onbepaalde duur, zolang u zich niet wenst uit te schrijven voor de Diensten waarvoor u bent ingeschreven. Uw gegevens zullen niet meer worden verwerkt in het kader van deze Diensten zodra u het vraagt, door ons op het hierboven onder punt 1 vermelde adres te contacteren. Na deze duur zullen ze alleen voor statistische doeleinden worden bewaard of in het kader van de wettelijke verplichtingen, zoals de boekhouding, en ze zullen geen aanleiding geven tot enige exploitatie, van welke aard ook.

 

10. Vertrouwelijkheid en veiligheid

Wij verschaffen aan de bezoekers van de Site niet de mogelijkheid om een methode van beveiligde transmissie te gebruiken om ons persoonsgegevens te zenden. Onze site en onze vennootschap beantwoorden aan een beleid, regels en veiligheidsmaatregelen die ertoe strekken de persoonsgegevens te beschermen.

KIPIWI :

- zal alle ijver aan de dag leggen om de gegevens up-to-date te houden en onjuiste, onvolledige of niet-pertinente gegevens te verbeteren of te verwijderen;

- zal ervoor zorgen dat voor de personen die onder haar gezag handelen de toegang tot de gegevens en de mogelijkheden van verwerking beperkt zijn tot hetgeen deze personen nodig hebben in de uitoefening van hun functies of tot hetgeen nodig is voor de noodwendigheden van de dienst;

- zal de personen die handelen onder haar gezag informeren omtrent de bepalingen van de Belgische wet, en de uitvoeringsbesluiten ervan, evenals omtrent elke pertinente bepaling betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten aanzien van de verwerkingen van persoonsgegevens;

- zal zich vergewissen van de conformiteit van de programma’s die dienen voor de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens met de inhoud van de verklaring van de Commissie van de persoonlijke levenssfeer evenals van de regelmatigheid van de toepassing ervan;

- zal zich vergewissen van het feit dat elke persoon die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking of van deze van een verwerker evenals de verwerker zelf en die toegang heeft tot de persoonsgegevens deze niet kan verwerken dan op instructies van de verantwoordelijke voor de verwerking, behoudens in geval van een verplichting die wordt opgelegd voor of krachtens een wet, decreet of ordonnantie.

- zal alle technische en organisatorische maatregelen nemen die vereist zijn om de persoonsgegevens te beschermen tegen toevallige of niet-toegelaten vernieling, tegen toevallig verlies evenals tegen de wijziging, toelating en elke andere niet-toegelaten verwerking van persoonsgegevens. Hij zal zijn verwerkers en partners tevens verplichten deze maatregelen te nemen. Deze maatregelen hebben een doeltreffend niveau van bescherming, enerzijds gelet op de stand van de techniek in deze zaken en de kosten waartoe de toepassing van deze maatregelen aanleiding geeft en anderzijds de aard van de te beschermen gegevens en de potentiële risico’s.

Indien de verwerking wordt toevertrouwd aan een verwerker, zal KIPIWI :

- een verwerker kiezen die voldoende garanties biedt wat de maatregelen van technische veiligheid en van organisatie betreffende de verwerkingen betreft;

- erover waken dat deze maatregelen worden nageleefd, in het bijzonder door het stipuleren van contractuele bepalingen;

- in de overeenkomst de aansprakelijkheid van de verwerker ten aanzien van de verantwoordelijke voor de verwerking vastleggen;

- met de verwerker overeenkomen dat deze slechts handelt op de enkele instructie van de verantwoordelijke voor de verwerking en dat hij gehouden is tot dezelfde verplichtingen als deze waartoe de verantwoordelijke voor de verwerking gehouden is in toepassing van de wet;

- schriftelijk of via een electronisch hulpmiddel de elementen van de overeenkomst betreffende de bescherming der gegevens en de eisen aangaande de veiligheidsmaatregelen opnemen.

 

11. Toegang tot uw persoonsgegevens die worden verwerkt door KIPIWI

Door een aangetekend schrijven te zenden aan de hierboven in punt 1 vermelde contactpersoon, kan u ons vragen of wij over persoonlijke informatie beschikken die op u betrekking heeft. Wij zullen u om een bewijs van uw identiteit vragen (copie van de identiteitskaart of het paspoort) om zeker te zijn dat uw persoonsgegevens worden gerespecteerd en deze niet worden verzonden aan derden. Wij zullen één enkele vraag per jaar en per persoon aanvaarden. Binnen de dertig dagen na uw vraag, zal de informatie, die op u slaat en waarover wij beschikken, of een bericht waarin wordt gepreciseerd dat wij geen informatie over u hebben, u worden verzonden zonder kosten. U heeft de mogelijkheid om de gegevens waarover wij beschikken te betwisten en deze te doen uitwissen, verbeteren, wijzigen of vervolledigen.

De Leden en Klanten kunnen online toegang hebben tot hun persoonlijke ruimte en indien nodig de gegevens die op hen betrekking hebben wijzigen.

In de newsletters, emails, mailings en brieven die u zal ontvangen, zal steeds de mogelijkheid worden vermeld om te verzaken aan de ontvangst van enig bericht in de toekomst en om uw persoonsgegevens indien nodig te wijzigen.

 

12. Contactpunten betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Voor elke vraag of probleem in verband met ons beleid ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, gelieve de contactpersoon te contacteren wiens coördinaten vermeld staan in punt 1 hierboven. Indien ons antwoord u geen voldoening zou verschaffen, kan u de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer contacteren. U vindt alle coördinaten van de Commissie op haar site www.privacycommission.be en KIPIWI heeft bij de Commissie de noodzakelijke verklaringen afgelegd.Identificatie van de site en van de verantwoordelijke organisatie.